RACI

La matrice RACI est un outil ultra simple pour clarifier les rôles et responsabilités dans un processus ou un projet. L’acronyme est constitué des initiales en anglais des rôles clefs génériques qu’on peut trouver dans tout type d’activité :

R pour Responsible
A pour Accountable
C pour Consulted
I pour Informed

Parfois, vous pouvez trouver l’acronyme RASCI. Dans ce cas-là, le S signifie Support. A notre avis, l’outil doit rester simple et standard et nous recommandons de fonctionner avec le RACI classique.

La matrice RACI est toujours construite à partir d’un tableau montrant les activités, jalons ou livrables en ligne et les rôles en colonne. Le code de la responsabilité est renseigné dans le croisement des lignes et des colonnes.

Nous ne recommandons pas une mise en place systématique du RACI. Si le périmètre est déjà clair, si l’équipe en question est de taille modérée, si la collaboration est excellente, inutile de perdre du temps à définir un RACI. Mais à l’inverse cet outil est particulièrement utile quand il y a des conflits ou ambiguités sur les rôles des équipes dans un contexte particulier de projet ou d’opérations. Il est simple à mettre en place mais nécessite quelques conseils avant de vous lancer !

Tout d’abord, quels sont les bénéfices du RACI ?

1. Simplifier la Communication: une fois en place, vous pourrez vous référer au RACI et vous assurer que toutes les équipes comprennent bien leur rôle et se contentent de leur rôle. Vous pourrez donc cibler et simplifier vos communications

2. Eviter la surcharge: plutôt que de solliciter les avis de tout le monde et avoier trop d’opinions et d’interactions, le RACI va vous permettre de rendre les interactions et sollicitations plus ciblées et efficientes. A ce titre, la différence entre les C et I sera bien utile pour organiser les forums de prise de décision.

3. Eviter les silos: à l’inverse, le RACI va permettre de mieux distribuer les activités et solliciter de multiples ressources, au-delà des frontières de départements ou d’équipes.

4. Etablir clairement les attentes: notamment dans un contexte projet, la clarté qu’apporte cet outil universel peut être exceptionnelle et supprimer d’emblée tout un tas de questions sur le "qui fait quoi" ou "ce n’est pas ma responsabilité". Dans ces contextes de faible collaboration, il établit sans ambiguité un fort sens de responsabilité.

Ensuite, comment comprendre les 4 rôles?

Responsible: celui qui réalise l’action. La notion de "responsable" est souvent mal interprétée en français. Il s’agit bien de celui qui exécute l’action, construit le livrable, prendre la décision. On pourrait donc utiliser le terme de "Réalisateur". Il est possible qu’il y ait plusieurs R dans une activité, mais évitez le! Il est bien plus clair quand il n’y a qu’un seul R. Il peut tout à fait y avoir des contributeurs multiples, mais ce qui compte est de savoir qui est le principale responsable de la réalisation de l’action, celui qui coordonne le travail et porte l’essentiel de la réalisation. Dans tous les cas, veillez à limiter au maximum le nombre de R pour que les attentes pour chacun soit bien clarifiées et la responsabilité pas diluée.

Accountable: "propriétaire" de l’action, celui qui rend des comptes ! Cette équipe ou personne ne réalise pas le travail mais porte la responsabilité ultime de sa bonne réalisation. Idéalement, il s’agit d’une personne et non d’un groupe. Généralement, il s’agit du responsable hiérarchique de celui qui porte le R, mais s’il s’agit d’une activité tournée vers le client, le A peut être associé à celui qui porte la responsabilité ultime vis-à-vis du client. Il ne peut y avoir qu’un seul A par ligne. Je recommande d’éviter le raccourci d’associer le A au R. Il est préférable d’identifier le rôle spécifique du A. Il y a généralement quelqu’un ou une instance qui approuve le travail du R, qui rend des comptes sur l’activité, au-delà de sa réalisation. Ce rôle est typiquement associé à un rôle de management.

Consulted: il ne s’agit pas des contributeurs dans la réalisation mais de ceux qui vont apporter des informations et décisions nécessaires pour la réalisation de l’activité. Il y aura donc une communication à double sens entre les R et les C. Les C sont souvent des SMEs (Subject Matter Experts) qui maîtrisent un domaine particulier d’expertise pour la réalisation de l’activité.

Informed: ces personnes ou groupes doivent être tenus au courant de l’activité, dans sa réalisation ou lorsque elle est accomplie. Ils ne sont pas sur le "chemin critique" de l’activité car ils ne sont pas nécessaires pour réaliser ou décider. Ils sont simplement notifiés. La communication vis-à-vis de ce groupe est donc à sens unique.

Quel outil utiliser pour formaliser le RACI ?

Vive Excel ! Utilisez notre modèle en téléchargement gratuit pour vous lancer. Inutile d’avoir un logiciel spécifique pour réaliser une matrice aussi simple.

Quelles sont les étapes recommandées pour réaliser un RACI ?

Bien entendu, cet exercice se fait en équipe et doit ensuite être revu, validé et distribué.

1. Commençez par identifier les rôles / personnes associées dans le périmètre de l’activité. Si besoin, apporter une définition à chaque, notamment lorsque le rôle ne correspond pas exactement à une personne ou une équipe. Vos colonnes sont prêtes

2. Identifiez toutes les activités qui structurent votre projet ou processus. Soyez spécifiques et pour cela je vous recommande de toujours commencer par un verbe d’action qui illustre sans ambiguité de quelle activité il s’agit. Vous pouvez grouper les activités par phase, cela peut simplifier la lecture et la revue de votre matrice RACI

3. Revoyez chaque ligne et associez les responsabilités.
- Commencez par définir le A ! N’oubliez pas, un seul
- Indiquez ensuite qui réalise l’action (le moins possible, idéalement un seul)
- Puis les C
- Et enfin les I

4. Faire relire l’ensemble en séance et aussi à froid. Il est important que tout le monde ait le temps de relire un document aussi important. Faites le aussi revoir et approuver par les parties prenantes de votre projet ou périmètre d’opérations.

Et voilà !

Et enfin, quels sont les pièges à éviter dans la réalisation d’une matrice RACI ?

Attention à ne pas créer plus de problèmes que vous ne cherchez à en résoudre.
- Votre RACI doit être limpide et ne pas porter à confusion
- Votre RACI doit être rapide à réaliser et ne pas mener à des conversations interminables
- Votre RACI ne doit pas être oubliée, elle doit devenir un document de référence
- Votre RACI ne doit ajouter de la complexité notamment en rigidifiant à l’excès ce qui est attendu de chacun

Par ailleurs, voici quelques pièges classiques à éviter:

1. Vous avez un chef de projet? Parfait on lui met tout sur les épaules ! Non au contraire, il peut être A de plusieurs actions mais ne doit pas être le R universel !

2. Confondre les A et les R. Nous en avons parlé plus haut, mais c’est une confusion classique notamment en raison du terme "responsable" en français.

3. Créer des tensions entre les C et I. Les C bénéficient d’une conotation très positive, ce sont les experts et ne sont pas responsables, la bonne aubaine! A l’inverse il n’est pas demandé aux I leurs avis. On se contentent de les notifier. Ils peuvent pourtant avoir des avis de grande valeur. Prenez en compte ce risque possible mais restez clairs dans vos décision sur qui doit être un vrai C et qui doit être un vrai I.

Matrice RACI

Catégorie : Démarche qualité

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Auteur : Qualité Management | Une suggestion à nous faire ? Ecrivez-nous : contact@qualite-management.com